تعتبر طريقة كتابة التقرير إحدى الطرق المهمة التي يجب على كل موظف أو مسؤول تعلمها وتحديد أهم مكوناتها ؛ خاصة وأن المؤسسات المختلفة ، كبيرة كانت أم صغيرة ، تتطلب طبيعة العمل فيها لإعداد التقارير على اختلاف أنواعها. لذلك يجب على أي موظف ناجح إتقان كيفية إعداد التقارير سواء كانت متعلقة بمتابعة سير العمل الرسمي وغير الرسمي أو تقارير المقترحات والشكاوي أو غيرها ، وفي ما يلي سيتم توضيح كيفية إعداد التقرير بالتفصيل.

خصائص كتابة التقارير

هناك مجموعة من الخصائص التي يجب تحقيقها دون إغفال أي جانب منها عند كتابة التقرير ، ومن هذه الخصائص ما يلي:[1]

  • دقة متناهية حيث أن التقرير قد يكون محددًا لشرح تقدم الشركة ، أو نسبة الأرباح ، أو نتائج تنفيذ إستراتيجية جديدة في المؤسسة ، أو ما إلى ذلك ، مما يعني أن الدقة القصوى هي مفتاح نجاح هذا التقرير .
  • قسّم التقرير إلى نقاط رئيسية في شكل عناوين وأقسام فرعية حتى يتمكن القارئ من العثور بسهولة على ما يبحث عنه في التقرير.
  • الموضوعية المطلقة هي الأساس لتقرير ناجح ؛ حيث لا ينبغي أن يغلب الرأي الشخصي ونزوة مؤلف التقرير على الأفكار المعروضة ، إلا إذا تضمن هذا التقرير بعض النقاط المتعلقة برؤية وتصور المُعد.
  • الشمولية هي إحدى أهم خصائص التقرير الناجح ، ولكن أيضًا أن تتماشى مع أي نقطة دون تفصيل أو ذكر تفاصيل غير مهمة هو من بين الأشياء التي لا ينبغي التغاضي عنها عند كتابة التقرير.
  • استخدام اللغة المناسبة لإعداد التقرير وتحديد الوقت المناسب لعرضه على الأفراد المهتمين بمراجعته.
  • استخدام أي وسيلة شرح يرى المراسل أنها قادرة على إيصال محتوى هذا التقرير إلى الآخرين.

كيف تكتب التقرير

تأتي خطوات طريقة كتابة التقرير في المرحلة الثانية بعد أن يكون الفرد قد فهم طبيعة وخصائص إعداد تقارير العمل أو الدراسة أو غيرها ، بالنسبة لطريقة كتابة التقرير النموذجي ؛ يأتي على النحو التالي:[2]

  • تحديد الأهداف: من الضروري تحديد الأهداف التي يعتزم المراسل الوصول إليها من خلال إعداد هذا التقرير.
  • تحديد موضوع التقرير: إذ ليس من المناسب البدء في إعداد تقرير دون تحديد نوعه والموضوع الذي سيتم تناوله بوضوح ودقة.
  • جمع المعلومات: يجب أن تعتمد على مصادر موثوقة وخبرات عمل ومصادر أخرى معترف بها من أجل الحصول على قدر لا بأس به من المعلومات والبيانات التي تفيد فكرة وموضوع التقرير.
  • تحديد العناوين: ليس من الصحيح سرد أفكار التقرير بشكل عشوائي أو في شكل فقرة واحدة ؛ بدلاً من ذلك ، من الضروري البدء بتحديد العناوين الرئيسية ، والتي يتخلل كل منها بعض النقاط الفرعية ، من أجل شرح العنوان بطريقة واضحة وموجزة.
  • إضافة التعليقات التوضيحية: يمكن إرفاق بعض الصور أو غيرها من وسائل الشرح المناسبة لطريقة إعداد التقرير.
  • حفظ المسودة: قبل طباعة التقرير النهائي ؛ لا بد من صياغته والقيام بفحص ومراجعة كافة المعلومات والبيانات التي تم تقديمها فيه والتأكد من اللغة والتهجئة الخاصة به كذلك.
  • تسليم التقرير: بعد الانتهاء من التقرير والتأكد من صحة المعلومات وطريقة إدراجها وإجراء التنسيق المطلوب على نموذج التقرير أيضًا ، يتم تسليمه إلى صاحب العمل إما في ملف رقمي أو ورقي. .

أنواع التقارير

في ضوء معرفة طريقة كتابة التقرير ، يُذكر أن هناك أكثر من نوع واحد من التقارير التي قد تكون مطلوبة في المؤسسات حسب الأنشطة المختلفة وطبيعة العمل معهم والغرض من إعداد التقرير ، كما هو معروف أيضًا أن كل حدث له حدث حديث ، وبالتالي ؛ يتطلب كل هدف أو هدف نوعًا مختلفًا من التقارير. وعلى سبيل المثال ؛ يختلف التقرير الرسمي عن غير الرسمي ، فهو يختلف عن تقارير المتابعة الدورية وغيرها على النحو التالي:[3]

التقرير الرسمي

يعتبر هذا التقرير أشهر وأهم أنواع التقارير ، وغالباً ما تطلبه المؤسسات الحكومية وتقارير البحث العلمي وغيرها ، ويتكون من المكونات التالية:

  • خطاب افتتاحي مختصر يوضح ما سيتم ذكره في هذا التقرير.
  • صفحة تحتوي على عنوان التقرير.
  • ملخص موجز لفكرة التقرير.
  • جدول محتويات يظهر رقم الصفحة لكل عنوان.
  • مقدمة تتضمن كل ما سيتم تناوله في التقرير بإيجاز إلى حد ما.
  • المحتوى الرئيسي للتقرير في شكل عناوين ونقاط.
  • اختتام التقرير.
  • المراجع.
  • المرفقات.

تقرير غير رسمي

التقرير غير الرسمي أقصر وأكثر إيجازًا من التقرير الرسمي ، وتشمل طريقة كتابة تقرير غير رسمي الأجزاء التالية:

  • مقدمة بما في ذلك العنوان والغرض الأساسي من التقرير.
  • محتوى التقرير الرئيسي الذي يتضمن: العناوين الرئيسية والعناوين الفرعية والتفسيرات والاستنتاجات.
  • الخلاصة: يتضمن ذلك نظرة عامة سريعة على النتائج والتوصيات والاقتراحات ، إن وجدت.

تقرير المتابعة الدوري

تختص بمراقبة ومتابعة نشاط المؤسسة أو متابعة نشاط الموظف أو غيره ، وتتكون من:

  • العنوان الذي يتضمن الموضوع الرئيسي للتقرير.
  • الفترة الزمنية التي سيغطيها التقرير.
  • تاريخ تحرير التقرير وتقديمه.
  • المهام والإنجازات التي تم تحقيقها.
  • العوائق والتحديات والإخفاقات إن وجدت.
  • الأهداف المستقبلية والنتائج المتوقعة.

تقرير التفتيش

تقرير التفتيش هو التقرير المعد للتفتيش الدوري أو التفتيش المفاجئ على مؤسسة أو موظف ، ويتضمن ما يلي:

  • ملخص يوضح ظروف التقرير.
  • المحتوى الرئيسي لما تم خلال هذا التفتيش.
  • وضح النتائج التي نتجت عن هذا الفحص.
  • اذكر الاستنتاجات وأرفق أي ملاحق.

تقرير شكوى

بعض الأحيان؛ يجوز للموظف أو المدير تحرير تقرير من أجل تقديم شكوى ضد موظف أو تقديم شكوى بسبب إحدى الاستراتيجيات غير المجدية التي يتم تطبيقها على عملية العمل أو غيرها ، وهي تحتوي دائمًا على:

  • عنوان التقرير والغرض منه الأساسي.
  • تاريخ تحرير التقرير.
  • اسم المحرر واسم الطرف الثاني المراد الشكوى ضده.
  • عرض المحتوى الرئيسي الذي يتناول كافة المعلومات المتعلقة بطبيعة وموضوع الشكوى.
  • خاتمة توضح الهدف الرئيسي من تقديم هذا التقرير وهو الوصول إلى المصلحة العامة للعمل.

نموذج تقرير جاهز Word

يعد استخدام نموذج تقرير جاهز هو الخيار الأفضل لكثير من الأشخاص الذين لا يتقنون مهارة إعداد نموذج تقرير من البداية وأيضًا لا يجدون الوقت للقيام بذلك ، وبالتالي فإن استخدام نموذج تقرير جاهز وصحيح هنا هو الأفضل ، ويذكر أن العديد من الأشخاص يفضلون أيضًا استخدام ملفات برنامج Microsoft Word Word Processor نظرًا لسهولة التحرير والتعديل والإضافة إليه في أي وقت ، ويمكنك الحصول على نموذج تقرير جاهز بتنسيق Word doc ” من هنا”

نموذج تقرير جاهز pdf

تعتبر ملفات PDF أيضًا من أهم أنواع الملفات التي يعتمد عليها عدد كبير من الأشخاص ، خاصة عند طلب النماذج الجاهزة ؛ خاصة وأن هذا النوع من ملفات pdf يمكنه الحفاظ على شكل الملف وتنسيقه ، ونوع الخط المستخدم والشكل العام للملف أيضًا ، وفي هذا الصدد ؛ يختار بعض الأشخاص نموذج تقرير جاهز بتنسيق PDF ، ويمكن الحصول على أحد هذه النماذج “من هنا”.

في ختام هذه المقالة ؛ وتجدر الإشارة إلى أن معرفة كيفية كتابة التقرير وإتقان خطوات كتابة التقارير بسهولة ومعرفة أهم خصائصه أمر إلزامي لأي فرد أو موظف مشارك في إنشاء التقارير وإدراكها جيدًا. حتى لو كان ذلك يعتمد على استخدام نماذج التقارير الجاهزة.